корпоративная рассылка: как сделать так, чтобы сотрудники её читали?

Корпоративная рассылка — важный инструмент внутренних коммуникаций. Она помогает сотрудникам быть в курсе новостей компании, изменений и ключевых инициатив. Однако в реальности письма часто остаются без внимания.
HR-отдел и PR-команды тратят время на подготовку рассылок, но эти письма не всегда выполняют свою задачу. При этом email-коммуникации продолжают конкурировать с мессенджерами, соцсетями и внутренними порталами — и донести важные сообщения становится всё сложнее.

Чтобы корпоративная рассылка действительно работала, важно учитывать несколько факторов: удобную структуру, адаптивный дизайн, персонализацию и актуальность контента. Разбираем, как сделать письма понятными, полезными — и почему продуманный шаблон рассылки поможет упростить их подготовку.
В этом материале

1. Почему корпоративные рассылки не читают?
2. Как сделать корпоративную рассылку удобной и эффективной?
3. Что в итоге? Главное о корпоративной рассылке
4. Что такое шаблон корпоративной рассылки

почему корпоративные рассылки не читают?

Длинные, перегруженные или нерелевантные письма сотрудники чаще всего просто игнорируют.

Почему так происходит? Вот основные причины низкой вовлечённости:

Перегруженность текстом. Если письмо длинное и хаотично структурированное, его сложно воспринимать. В результате сотрудники просто закрывают его, даже не дочитав до сути.

Низкая актуальность. Если сотрудник получает письма, которые не касаются его работы или интересов, он быстро перестаёт их открывать

Слабый дизайн. Неудобные шрифты, отсутствие визуальных акцентов и перегруженные блоки текста делают письмо нечитабельным.

Отсутствие мотивации. Если письмо не вызывает интереса и не побуждает к действию, сотрудники не видят смысла тратить на него время.

Чтобы корпоративные рассылки работали, важно, чтобы они были лаконичными, понятными и точными. Это не просто отправка писем, а часть внутренней коммуникации, которая помогает сотрудникам ориентироваться в жизни компании и чувствовать свою причастность.

Давайте разберёмся, как сделать такие письма.

как сделать корпоративную рассылку удобной и эффективной?

1. сегментация контента: каждому своё

У разных групп сотрудников — разные информационные потребности. Универсальные письма для всех чаще всего просто пролистывают. Разделяйте рассылки по темам и аудиториям — это значительно повышает внимание к письмам.

  • HR-рассылки — информация о вакансиях, бонусах, льготах, кадровых изменениях. Это важно для сотрудников, заинтересованных в карьерном развитии и корпоративных возможностях.
  • Корпоративные новости — достижения компании, интервью с руководителями и ключевыми специалистами, отчёты о крупных проектах. Такие письма помогают формировать общее информационное поле и корпоративную культуру.
  • Обучающие материалы — тренинги, вебинары, полезные статьи. Поддержка профессионального развития сотрудников повышает их мотивацию и эффективность работы.
  • Операционные письма — напоминания, инструкции, регламенты. Важно делать их краткими и понятными, чтобы сотрудники могли быстро найти нужную информацию.

Персонализация усиливает эффект. Например, если сотрудник работает в IT-отделе, ему не нужны новости о кадровых изменениях в бухгалтерии. Чем точнее рассылка соответствует интересам получателя, тем выше открываемость и вовлечённость.

2. понятная структура: текст, который легко читать

Даже самая важная информация останется незамеченной, если её неудобно читать. Упростите восприятие письма с помощью грамотного оформления: разделяйте текст на блоки, используйте визуальные акценты и четко структурируйте содержание. Давайте разберёмся, какие принципы помогут сделать восприятие письма лёгким и понятным.

  • Разделение текста на блоки. Короткие абзацы, подзаголовки, списки — всё это упрощает чтение.
  • Фирменный стиль. Использование корпоративных цветов, шрифтов и логотипов делает письма узнаваемыми.
  • Оптимизация под все устройства. Письма должны корректно отображаться как на компьютерах, так и на мобильных устройствах.
  • Четкий call-to-action. Кнопки и ссылки помогут направить сотрудника к нужному действию: регистрации на вебинар, заполнению формы или изучению документа.

Создание корпоративной рассылки станет проще с единым шаблоном. Он ускоряет подготовку писем, делает их удобными для чтения и сохраняет стиль компании. Четкая структура помогает сотрудникам быстрее находить нужную информацию, а единообразный формат повышает вовлеченность и снижает вероятность пропуска важных сообщений. Такой подход делает внутренние коммуникации более прозрачными и организованными.
Поможем внедрить удобный и эффективный шаблон корпоративной рассылки
оставить заявку

3. контент, который привлекает внимание

Чтобы рассылка не оставалась без внимания, важно не только правильно её оформить, но и наполнить интересным содержанием. Что поможет сделать письма увлекательными?

  • Лаконичность. Информация должна быть чёткой и краткой. Сотрудники ценят своё время, поэтому важно сразу обозначить главное, используя простые и понятные формулировки. Длинные тексты без четкой структуры вызывают усталость и снижают вовлеченность.
  • Простой язык. Избегайте сложных терминов и канцеляризмов. Используйте понятные слова и выражения, чтобы информация легко воспринималась даже в быстром чтении. Чем проще текст, тем выше вероятность, что его дочитают до конца.
  • Сторителлинг. Рассказывайте истории, приводите реальные примеры, добавляйте эмоции. Люди запоминают информацию лучше, когда она связана с конкретными кейсами и персонажами. Вместо сухих фактов попробуйте показать ситуацию через призму личного опыта или достижений коллег.
  • Интерактив. Опросы, голосования, кнопки помогают вовлекать сотрудников в процесс коммуникации. Это не только удерживает внимание, но и делает рассылку полезным инструментом для сбора обратной связи.
  • Визуальные акценты. Грамотное использование инфографики, изображений и четко оформленных блоков делает письмо удобным для чтения. Это помогает быстрее воспринимать информацию и не терять фокус.

Вовлеченность сотрудников в корпоративные рассылки напрямую зависит от того, насколько интерактивным и удобным будет контент. Использование динамических элементов может сделать письма не только более привлекательными, но и функциональными. Давайте рассмотрим, какие ещё подходы помогут повысить эффективность внутренних коммуникаций.

что в итоге? Главное о корпоративной рассылке

Корпоративная рассылка — это не просто отправка писем. Это часть системы внутренних коммуникаций, которая помогает вовремя доносить важные новости, поддерживать вовлечённость сотрудников и укреплять корпоративную культуру.

Но, даже имея хороший контент, можно столкнуться с тем, что письма не читают. Часто причина кроется не в самих текстах, а в том, как эти письма выглядят и как организован процесс их подготовки.

Чтобы рассылка работала, важно учесть несколько факторов:

  • Письмо должно быть удобно читать на любом устройстве — в Outlook, Gmail, с телефона и компьютера.
  • Информация должна подаваться структурированно, чтобы легко находить нужные блоки и быстро понимать главное.
  • Дизайн писем должен быть в фирменном стиле компании — это формирует единое информационное пространство и усиливает доверие к содержанию.
  • Контент должен быть персонализирован: разные группы сотрудников получают именно ту информацию, которая им важна.

что такое шаблон корпоративной рассылки простыми словами

Шаблон корпоративной  рассылки — это заранее подготовленный набор блоков письма со всеми элементами оформления:
  • блоки для заголовков и текста;
  • кнопки для переходов;
  • карточки с картинками;
  • ссылки на документы или события;
  • места для логотипа, контактной информации и социальных сетей.

Это как «каркас», в который легко вставить нужный контент — новости, анонсы, инструкции — и быть уверенным, что письмо будет выглядеть аккуратно, узнаваемо и удобно для чтения.

почему шаблон — это не просто про дизайн, а про экономию времени и качество коммуникаций

Без шаблона каждое письмо приходится верстать заново, тратить время на оформление, проверять, как оно выглядит в разных почтовых системах. Это долго, неудобно и часто приводит к ошибкам в отображении.

Шаблон помогает:
  • Быстро собирать письма из готовых блоков без привлечения дизайнера или верстальщика.
  • Сохранять фирменный стиль во всех письмах.
  • Гарантировать корректное отображение рассылок в любых почтовых клиентах.
  • Сократить время на подготовку писем и снизить нагрузку на HR и PR-команды.
  • Сделать процесс коммуникаций системным, а рассылки — ожидаемыми и понятными для сотрудников.

Такой подход помогает избежать хаоса и сделать так, чтобы рассылка не только отправлялась, но и работала на ваши цели.

хотите, чтобы корпоративная рассылка стала понятной, удобной и действительно нужной вашим сотрудникам?

Мы в Inbox Marketing поможем вам это настроить:

  • Разработаем шаблон рассылки в фирменном стиле компании.
  • Подскажем, как организовать процесс подготовки писем.
  • Настроим корректное отображение писем в Outlook, Gmail и других почтовых системах.
  • Обучим вашу команду, как работать с шаблоном легко и быстро.

Посмотреть, как это работает →

Запишитесь на встречу с экспертом‑консультантом
по email & CRM‑маркетингу и сразу обсудите ваши задачи
Еще по теме

Предыдущая

8 AMP-механик для email-маркетинга интернет-магазина

следующая

главная